Berbenah Pengelolaan Informasi, FIB Universitas Udayana Gelar Workshop PPID

 

Pada Selasa, 26 Mei 2026, pejabat pegawai informasi dan dokumentasi di Fakultas Ilmu Budaya Universitas Udayana berkumpul di Ruang Soekarno, Gedung Poerbatjaraka, Fakultas Ilmu Budaya Universitas Udayana guna mengikuti Workshop PPID (Pejabat Pengelola Informasi dan Dokumentasi). Kegiatan tersebut dihadiri oleh jajaran Dekanat, para Koprodi, Sub Koordinator, Koordinator Unit di lingkungan Fakultas Ilmu Budaya, Universitas Udayana. 

Dalam sambutannya, Dr. Ni Ketut Puji Astiti Laksmi, S.S., M.Si selaku ketua panitia workshop ini digelar guna menanggapi persoalan dan keraguan mengenai penyebaran informasi serta jenis informasi yang dapat disebarluaskan dan tidak dapat disebarluaskan. Ketua panitia berharap melalui workshop ini, narasumber dapat melihat serta mengulas apa yang sudah dikerjakan. Beliau turut menyampaikan terima kasih atas kesediaan narasumber untuk datang dan berbagi wawasan serta kepada kehadiran peserta.

Memasuki acara utama, I Kadek Surya Jayadi, S.S., M.A. selaku moderator memandu jalannya acara serta mempersilakan narasumber untuk memaparkan materi. Prof. Dr. dr. I Putu Gede Adiatmika, M.Kes. membuka penjelasannya dengan mengingatkan akan pentingnya keterbukaan informasi. Beliau mengungkapkan bahwa publik berhak mengetahui rencana dan landasan suatu kegiatan. Dengan memberikan sosialisasi, partisipasi, dan masukan, diharapkan bahwa suatu kegiatan atau proses berjalan dengan transparan dan kredibel. Menurutnya, terdapat beberapa pihak yang turut berperan dalam hal ini: masyarakat sebagai pemohon informasi publik, Universitas Udayana sebagai badan publik, serta pejabat pengelola informasi dan dokumentasi (PPID) di bawahnya yang melakukan monitoring dan evaluasi kepada badan publik, yang dilakukan oleh komisi informasi.

Dalam pemaparan materi workshop, narasumber menyampaikan beberapa pesan terkait pengelolaan informasi. Sehubungan dengan keterbukaan informasi pada publik, beliau berpesan apabila diminta informasi, sebisa mungkin diberikan sesuai yang diketahui. Beliau turut menyampaikan agar pencatatan permintaan informasi dilakukan, seperti dalam hal waktu tanggap dan dampak pemberian informasi tersebut. Narasumber menambahkan bahwa terdapat 3 jenis data yang disampaikan: berkala, serta merta, dan setiap saat. Dalam menyajikan data-data pada website, narasumber mengingatkan bahwa data yang belum siap tidak boleh dibiarkan kosong. Melainkan,  sebaiknya diberi pengumuman bahwa data sedang disiapkan. Dalam penghujung materi, narasumber menegaskan untuk kehati-hatian dalam menangani beberapa jenis data. Hal ini patut diperhatikan agar tidak terjadi kebocoran data.

Memasuki waktu tanya jawab, beberapa pertanyaan diajukan mengenai pengelolaan informasi. Menanggapi kekhawatiran akan keamanan website dari hacking, beliau berpesan untuk memastikan kebaruan website. Pertanyaan mengenai aduan masyarakat mendapat pesan bahwa sebaiknya tidak menggunakan kontak pribadi dalam menanggapi aduan masyarakat. Sesi diskusi sekaligus mengakhiri kegiatan. Workshop ini merupakan penambahan wawasan bagi para pejabat pengelola informasi dan dokumentasi dalam pengelolaan informasi yang lebih baik.